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miércoles, 7 de julio de 2010
lunes, 7 de junio de 2010
Ensayo
Sistemas de Información empresarial.
Sergio Yañez Vega.
Ensayo sobre las Tecnologías de Información y Comunicación y su impacto en las organizaciones.
Los avances en la tecnología han ido cambiando de forma drástica la vida de los individuos y el funcionamiento de las organizaciones, es por esto que las tecnologías de la información y comunicación (TIC) han ido tomando mayor relevancia en las organizaciones para la toma decisiones, y se ha transformado en una fuente de ventaja competitiva. La información y la comunicación son intrumentos fundamentales para la empresa al momento de conocer las fortalezas y debilidades internas, oportunidades y amenazas externas, y un mejor conocimiento y relación con los stakeholders.
El efecto estratégico de las TICs dentro de las empresas se puede ver analizando el modelo de Cadena de Valor de Porter, en el cual se dividen las actividades de la empresa en actividades primarias y de apoyo, describiendo así la generación de valor de cada actividad. Las TICs toman importancia al momento de relacionar e integrar la información de cada actividad dentro de la empresa, ya que cada departamento tiene un objetivo y estos objetivos deben ser coherentes a la misión y visión de la empresa, es por esto la importancia de la comunicación entre las diferentes áreas y que todos vayan en el mismo rumbo.
Existe una gran variedad de TICs para diferentes usos dentro de las organizaciones, uno de los más importantes son los sistemas de información (SI), el cual según diferentes autores se puede definir como: “todo aquel conjunto de recursos organizados e interrelacionados dinámicamente que permiten el procesamiento de uno de esos recursos –la información- para que sus usarios puedan tomar decisiones y ejecutar sus funciones para el cumplimiento de los objetivos empresariales” (Carmen de Pablos et al., 2006). Además los SI son “una interfaz que permite la interacción Organización-Tecnología de Información (TI), en diferentes dimensiones organizativas, como son la estructura, los procesos, y aspectos individuales y de grupo (roles, cultura, etc.)” (Sergio Araya et al., 2004), de esta forma y gracias a las funciones de las TICs y los SI se puede lograr una mejora en la gestión para la toma de decisiones y la creación de valor dentro de la empresa, aunque todo depende de las personas que formen la organización que sepan utilizar de forma eficiente y eficaz los SI.
Según Carmen de Pablos et al. (2006), los sistemas de información se pueden clasificar de diversas formas según los diferentes objetivos y niveles de dirección dentro de la organización. Dentro del nivel operativo se encuentra el Sistema de procesamientos de transacciones (TPS), el objetivo es la automatización de los procesos de las transacciones de entradas y salidas, además de la recolección de información. A nivel táctico o intermedio están los sistemas de información para la gestión (MIS) y los sistemas de apoyo a las decisiones (DSS). El objetivo de estos es el procesamiento y tratamiento de datos para generar informes que ayuden a la toma de decisiones de gestión para niveles intermedios o altos. Los DSS se alimentan de los TPSy los MIS, y pueden proporcionar diversos análisis: estadísticas, análisis de sensibilidad, escenarios, representaciones y transformaciones gráficas, etc. A nivel estratégico o gerencial se encuentra el sistema de información para ejecutivos (EIS) el cual se alimenta a través de los sistemas anteriores, agregan también datos externos relevantes y permite realizar un control de los datos más importantes dentro de la organización.
De acuerdo a ésta clasificación se puede conseguir un orden a la abundante información que existe dentro y fuera de la empresa con el fin de mejorar el flujo de información y tener un mejor conocimiento de la situación internta y de su entorno. A través de los datos ordenados y analizados en los diferentes niveles se puede llevar a cabo una mejor toma de decisiones para lograr el fin común de la organización, aunque para lograr una mayor eficiencia se deben integrar los sistemas a través todos los niveles y así obtener respuestas más rápidas ante las necesidades de los clientes y ante los cambios del entorno. Existen diversos sistemas de información para lograr un uso más eficiente de los recursos y satisfacer las necesidades de los clientes, entre los más importantes están los ERP, CRM y SCM.
Para integrar la información de la empresa se puede recurrir a un sistema Planificación de Recursos Empresariales (ERP), el cual es una aplicación informática que permite integrar toda la información de la organización, automatizando los procesos de forma coordinada. El ERP contiene diferentes módulos de acuerdo a las áreas de la empresa, como por ejemplo los módulos de Contabilidad, Finanzas, Recursos Humanos, Adquisiciones (o Compras), Ventas, Producción, Inventario, Logística, etc. Este sistema se puede adaptar de acuerdo a las necesidades de la organización por medio de una configuración o parametrización previa. Dentro de las principales ventajas de un ERP se encuentra la automatización y simplificación de los procesos, en este aspecto la agilidad es de vital importancia para un mejor acceso a la información y lograr así decisiones más rápidas dentro de la compañía. Integra todas las áreas de la compañía, además se crea una base de datos centralizada, de esta forma se puede obtener información más completa y se puede realizar un mejor control y coordinación en la organización. Las desventajas podrian ser el costo que implica un ERP, entre los cuales están la licencia, la capacitación, implementación, soporte, etc. La implementación de un ERP implica un largo tiempo, (como mínimo seis meses) en el que se tiene que trabajar arduamente en toda la organización, especialmente con las personas que estén bien capacitadas.
El uso de un sistema ERP puede llevar a uso más adecuado de los recursos y a reducir los costos por mejoramiento de procesos y tomas de decisiones, por lo que el uso de los ERP hoy en día es fundamental para todas las organizaciones. Todas las grandes empresas trabajan con ERPs, y las pequeñas y medianas empresa poco a poco se han ido adaptando a este sistema.
Dentro de los sistemas de información existentes para lograr una buena relación con los clientes se puede acceder a un sistema CRM (Customer Relationship Management), el cual consiste en dar soporte a la administración de las relaciones con los clientes, a las ventas y al marketing. Por medio de este sistema se puede recopilar, analizar y llevar un control de la información de los clientes actuales o potenciales, con el fin de obtener un mejor conocimiento del comportamiento de éstos, y así lograr una relación más eficiente. Este sistema además entrega apoyo a otras áreas, como por ejemplo estimaciones de demanda por parte de ventas para realizar el presupuesto de producción.
Tambien están los sitemas de administración de la cadena de suministro, el cuál consiste principalmente en controlar y coordinar los procesos de producción, logística y ventas, con el fin de satisfacer las necesidades del cliente con la mayor eficiencia y eficacia posible. Con este sistema se tiene pleno conocimiento de los inventarios y la vida útil del producto, para así lograr un mejor presupuesto de producción, ventas y distribución. Este sistema abarca la gestión del proceso del producto desde su inicio (proveedores) hasta el consumidor final. El objetivo principal es reducir de las existencias y los plazos de entrega, aunque esto se hace muy difícil si no se tiene una buena relación con los proveedores ya que se depende de ellos para lograr procesos más eficientes.
Acorde se van desarrollando las tecnologías además de irse desarrollando sistemas para el mejoramiento de la gestión de bases de datos, se han desarrollado nuevas formas de hacer negocios, como el Negocio Electrónico (e-business) y el Comercio Electrónico (e-commerce). El e-business consiste en el uso estratégico de TICs, principalmente del internet, para relacionarse con clientes, socios, canales de distribución. El e-commerce forma parte del e-business y consiste en la compra y venta por medio de internet. El valor de Internet para el comercio electrónico en el negocio no está en la tecnología, sino en cómo puede ser utilizado como una herramienta para mejorar los procesos de negocio alrededor de toda la cadena de valor. Hoy en día cada vez más organizaciones están integrando el internet y otras plataformas para realizar compras y ventas por internet, este sistema tiene muchas ventajas como la reducción de costos y aumento de beneficios, la aceleración de las transacciones, automatización del abastecimiento, mayor flexibilidad en la organización y mejoramiento en la capacidad de respuesta.
Para la puesta en marcha de los sistemas de información se debe tener planificado con anterioridad los puntos críticos y necesidades a satisfacer dentro de la organización y definir los pasos necesarios a seguir para lograr que toda la empresa maneje el sistema de forma organizada. Se deben definir los módulos de acuerdo a las funciones y objetivos de cada área de la empresa. Este proceso consiste en la instalación de los equipos (hardware) y los programas (softwares), la transformación y traspaso de datos, las pruebas de aceptación, la capacitación del personal y la alineación del proceso en general. Este proceso no es fácil tomando en cuenta la complejidad de una organización, es por esto que toma un tiempo para que las personas de adapten y se optimizen las funciones del sistema. Debe tomarse en cuenta una planificación a largo plazo considerando que el entorno cambia constantemente, es por esto que la empresa se debe ir adaptando a las condiciones y para esto debe contar con una organización y un sistema de información flexible.
Luego de la puesta en marcha se debe realizar una evaluación y un mantenimiento constante del sistema. En este aspecto es fundamental la seguridad de la base de datos, teniendo en cuenta estratégias de almacenamiento, posibles pérdidas y recuperación de información. Es por esto que se aconseja realizar copias de seguridad y mantener el sistema sin problemas de registro y así lograr un sistema más estable, aunque este servicio puede resultar costoso (entre un 5% y un 20% de la licencia del software). Un contrato de mantenimiento apropiadamente gestionado genera un beneficio a toda la organización, ya que origina un mejor servicio que concibe con mejores resultados controlando las necesidades del usuario, ayudando a este a realizar un mejor desempeño, además de dar apoyo técnico ante cualquier problema con el software o la base de datos.
Para adquirir los softwares se debe considerar que existe una gran variedad de proveedores, es por esto que se debe realizar un análisis de costo-beneficio. Para informarse respecto a los diferentes proveedores se puede acceder al Benchmark de Evaluación Proveedores TI (BEP) en donde se presenta información y conocimiento sobre la percepción que tienen las grandes empresas del país acerca de los principales proveedores de Tecnología de Información, para así tener un mayor conocimiento de los proveedores mejor evaluados e identificar cuáles proveedores se ajustan más a las necesidades de la empresa, para así realizar una mejor selección de un software. También se puede considerar el Benchmark de Presupuesto TI, para analizar los niveles de inversión y gasto que se realizan según las caracteristicas de la empresa. Se debe considerar la licencia del software y los servicios que se deben negociar los cuales tendrán un costo aparte de la licencia. Los softwares se pueden adquirir vía online o por medio de contacto directo con el proveedor, dependiendo del proveedor y software. Se aconseja realizar un análisis muy detallado antes de adquirir el programa asesorandose por expertos en la materia, considerando la calidad, precio, funcionalidad y seguridad.
Hoy en día estamos inmersos en una nueva cultura de la tecnología, dónde los usuarios de las Tecnologías de la Información y Comunicación son los principales actores. Las TICs brindan a los usuarios la oportunidad de efectuar funciones de forma más eficiente. Los Recursos humanos son el activo más importante de una empresa, es por esto que para lograr que los procesos sean más eficientes no vale la pena invertir solamente en TICs si no se considera a las personas como principal fuente de ventaja competitiva, es por esto que la empresa debe invertir en la formación y el desarrollo de las personas para que estos puedan mejorar la productividad.
Las TIC desempeñan un papel trascendental en el crecimiento de la economía, es por esto que las empresas en la actualidad deben tomar mucha atención en el desarrollo de éstas para lograr proporcionar mejor información para la toma de decisiones, poniendo especial atención en las personas que utilizan los sistemas de información para así lograr una mejor productividad por medio de el mejoramiento de procesos y así lograr un aumento en la generación de valor para los consumidores finales.
Bibliografia.
Sergio Araya G., Alejandro Orero G. “Los Sistemas de información y su interacción con la dimensión cultural de las organizaciones”. 2004. Universidad del Bío Bío, Concepción, Chile.
http://books.google.cl/books?id=OqlSVYn0fI0C&printsec=frontcover#v=onepage&q&f=false
http://www.cgap.org/gm/document-1.9.38786/IS%20Implementation%20Guidelines_SP.pdf
Lucio Fuentelsaz. “Hacia una gestión eficiente de las tecnologías de la información y las comunicaciones”. 2005. Universidad de Zaragoza. España.
domingo, 6 de junio de 2010
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